Identifier et automatiser les tâches répétitives : guide complet en 5 étapes

Introduction à l’automatisation pour les TPE

Vous êtes une TPE. Cela fait de vous une petite structure, avec des ressources limitées mais une flexibilité bien supérieure à celle des grandes entreprises. Ironiquement, ce sont souvent les géants qui s’approprient les dernières technologies, tandis que les petites structures peinent à suivre, Internet en est un très bon exemple, mais bon, ça n’est pas le sujet de cet article. Parlons de l'automatisation, un levier de productivité redoutable, surtout pour une TPE, qui peut vous permettre de libérer du temps et de consacrer vos ressources aux tâches à forte valeur ajoutée.

Cependant l’automatisation n’est pas qu’une simple promesse. Si vous voulez un vrai impact, il faudra être méthodique. Ce guide en cinq étapes vous montre comment passer à l’action de manière proactive et efficace. Préparez-vous à transformer vos processus quotidiens pour laisser place à plus d’efficacité. Bonne lecture !

Étape 1 : Préparer le terrain dans son entreprise

L'automatisation n’est pas qu’une histoire de technologie, c’est un changement de mentalité. Pour beaucoup, même dans les petites entreprises, changer les habitudes de travail peut être déstabilisant. Un logiciel, une nouvelle méthode de travail, un changement de routine... tout cela peut générer une certaine résistance. Et c’est normal. Mais pour qu’une transition vers l’automatisation réussisse, il faut que votre équipe soit prête à l’adopter.

Suivez les 8 étapes de Kotter pour faciliter l’adoption du changement

Le modèle de Kotter est un guide en huit étapes pour implanter le changement dans une organisation. Voici comment chaque étape peut s’appliquer à une TPE visant l’automatisation :

1. Créer un sentiment d’urgence : Partagez les raisons de l’automatisation avec vos équipes, en montrant comment elle va améliorer leur quotidien et l’efficacité de l’entreprise.
2. Former une coalition dirigeante : Repérez parmi vos salariés ceux qui sont curieux des nouvelles technologies et faites-en des ambassadeurs du changement.
3. Développer une vision et une stratégie : Formulez clairement pourquoi et comment l’automatisation va transformer votre entreprise, et quels en seront les bénéfices concrets.
4. Communiquer la vision : Ne sous-estimez pas la communication. Parlez-en régulièrement avec votre équipe pour les habituer à cette idée.
5. Supprimer les obstacles : Parfois, des barrières cachées freinent le changement (mauvaise compréhension des outils, crainte de perdre du contrôle). Soyez prêt à identifier et supprimer ces obstacles.
6. Créer des victoires à court terme : Débutez par l’automatisation de petites tâches pour montrer à votre équipe les bénéfices concrets dès le début.
7. Accélérer le changement : Une fois les premiers succès obtenus, développez la démarche pour automatiser des tâches plus conséquentes.
8. Ancrer le changement dans la culture d’entreprise : À mesure que l’automatisation prouve son efficacité, faites-en une norme.

Étape 2 : Recenser les tâches quotidiennes et répétitives

Logiquement, l’étape suivante pour réussir l’automatisation est de bien identifier les tâches à automatiser. Naturellement, il peut être difficile d’être totalement objectif lorsqu’il s’agit de décrire ses propres activités. La meilleure solution ? Un suivi rigoureux sur une ou deux semaines. Et pour cela, nous avons une méthode à vous recommander :

Comment suivre les tâches efficacement

Pour faciliter cette étape, nous vous recommandons de télécharger le fichier Excel que nous avons conçu pour ce suivi. Chaque collaborateur doit y inscrire ses tâches toutes les 15 minutes, même si cela demande un léger effort d’adaptation. Voici comment procéder :

• Demandez à chaque collaborateur de remplir chaque case de 15 minutes, en décrivant la tâche avec précision.
• Faites des pauses toutes les 15 minutes pour prendre le temps de noter l’activité exacte.
• Assurez-vous de définir des catégories claires et des instructions précises pour éviter les ambiguïtés.

Ce suivi doit être effectué par chacun des membres de votre équipe, et dans le détail. Ce n’est pas seulement « gestion des emails » mais bien « envoi de mail de relance aux prospects ». Plus vous serez précis, plus l’analyse sera riche et utile.

Une fois cette semaine de suivi terminée, rassemblez l’ensemble des données, et préparez-vous à les analyser pour identifier les tâches répétitives.

Étape 3 : Évaluer l’impact de chaque tâche sur le temps et les ressources

Les données sont maintenant entre vos mains, mais encore faut-il savoir les interpréter. C’est le moment de faire le point sur les tâches chronophages et de déterminer celles qui représentent une charge disproportionnée. Idéalement, si vous en avez la possibilité, réunissez votre équipe pour une analyse collective et invitez un expert externe en IA ou en automatisation pour apporter un regard neuf sur vos habitudes de travail.

Analyser les données recueillies

Si chaque tâche est minutieusement notée, commencez par regrouper celles qui reviennent souvent et additionnez les temps cumulés. Par exemple, si le « suivi des relances par mail » prend 2h30 chaque semaine à un salarié, cela fait 120 heures par an. Imaginez les gains de productivité si cette tâche pouvait être automatisée !

L’intervention d’un expert externe est précieuse ici, car il saura repérer des opportunités d’automatisation que vous n’auriez peut-être pas envisagées et apportera un jugement objectif. Cette analyse est essentielle pour la suite : elle vous permettra de prioriser les tâches à automatiser en fonction de leur impact sur le temps et les ressources.

Étape 4 : Classer les tâches par priorité d’automatisation

Vous avez désormais un bon aperçu des tâches répétitives qui prennent du temps dans votre TPE. Avant de foncer dans l’automatisation, il est important de prioriser les tâches qui auront le plus grand impact sur la productivité globale. Pour cela, nous vous proposons d’utiliser une matrice de priorité établie par nos soins.

Utiliser la matrice de priorité d’automatisation

La matrice est simple mais efficace. Elle est divisée en deux axes :

• Abscisse : Temps hebdomadaire (en minutes) : combien de temps la tâche prend-elle, en cumulant le temps de tous les salariés concernés ?
• Ordonnée : Valeur ajoutée : est-ce que cette tâche génère une réelle valeur pour l’entreprise ?

En positionnant vos tâches sur cette matrice, vous allez identifier celles qui prennent du temps sans ajouter de réelle valeur.Ce sont celles-là que vous devriez prioriser pour l’automatisation.Enfin, invitez votre expert à estimer la durée et le coût de l’automatisation pour chaque tâche prioritaire. Commencez par les plus rapides à automatiser pour obtenir des gains immédiats (étape 6 conduite du changement) et encourager l’équipe à poursuivre dans cette voie.

Étape 5 : Recommencez

Automatiser une tâche n’est pas un « one-shot » ; c’est une culture. Si vous avez l’ambition de vous démarquer et de renforcer votre compétitivité, il faudra constamment évaluer et ajuster vos processus. L’amélioration continue doit devenir un réflexe, et non une exception.
En faisant de l’automatisation une priorité durable, vous pourrez :

• Continuer d’optimiser le temps de vos collaborateurs
• Adapter vos processus aux évolutions technologiques
• Accroître l’efficacité de l’entreprise de manière durable

En d’autres termes, automatiser aujourd’hui, c’est bien. Mais poursuivre cet effort sur le long terme, c’est mieux. Fixez-vous des objectifs d’amélioration continue, revenez régulièrement sur vos processus pour identifier de nouvelles tâches à automatiser, et ajustez vos outils au fur et à mesure.

Conclusion : réussir son passage à l’automatisation dans une TPE

En appliquant ces étapes, vous entamez un processus de transformation qui peut véritablement changer la donne pour votre TPE. L’automatisation est une stratégie de long terme qui, si elle est bien mise en œuvre, apporte des bénéfices durables en libérant vos équipes des tâches répétitives et en les recentrant sur des missions à haute valeur ajoutée.

L’automatisation n’est pas réservée aux grandes entreprises ! Vous pouvez, vous aussi, en tirer profit, et de façon encore plus efficace en tant que petite structure. Besoin d’aide pour aller plus loin ? Contactez-nous pour bénéficier de notre expertise et faire de l’automatisation une réalité au sein de votre entreprise.